Обеспечение сохранности документов

Ежегодно райархивом проводится комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве:  В  январе 2004 года, был завершен капитальный ремонт  здания, выделенном для архива и был осуществлен переезд в новое обустроенное помещение, которое находится на балансе муниципальной собственности. Наряду с архивом в здании находится детская школа искусств. Рабочий кабинет и хранилища находятся на 2-ом этаже по адресу: г. Ядрин, ул. Молодежная, дом № 20.  Помещение вместе с рабочим кабинетом имеет площадь 126,26 кв. м. Рабочая комната изолирована от помещений хранилищ. Хранилища безопасны  в пожарном отношении, гарантированы от затопления и имеют запасный выход. Наружные двери обиты металлическим листом. На окнах установлены  металлические решетки. В помещениях проложена скрытая электропроводка. В целях противопожарной защиты обеспечено заземление. На лестничной площадке имеется пожарный кран, который имеет прорезиненный рукав протяженностью до помещения архива. Для защиты документов от прямых солнечных лучей оконные проемы на ³/₄  заложены кирпичом. Хранилища оборудованы стационарными железными стеллажами с соблюдением установленных для архива параметров. По состоянию на 01.11.2007 загруженность архивохранилища составляет   ≈83 %     

В январе 2007 года райархивом был организован комплекс мероприятий по пожарной безопасности: разработана программа обеспечения сохранности документов Ядринского районного архива, подготовлен проект постановления главы Ядринской райадминистрации  «О мерах пожарной безопасности в Ядринском районном архиве», разработаны план эвакуации людей и документов с Ядринского райархива, необходимые инструкции о мерах пожарной безопасности в райархиве и при возникновении пожара, программа вводного инструктажа по пожарной безопасности.

Совместно со службой ОГПН Ядринского района ГУ МЧС России по Чувашской Республике в январе 2007 года разработана инструкция по мерам пожарной безопасности, которая утверждена главой Ядринской райадминистрации. На видном месте вывешен план эвакуации, и укрытия документов на случай пожара. Планом эвакуации предусмотрены порядок и место укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1,2,3-ю очереди, списки работников ответственных за эвакуацию и укрытие, меры по охране документов в местах укрытия. План согласован со службой МЧС и утвержден главой Ядринской районной администрации. С планом эвакуации и укрытия документов ознакомлены все сотрудника райархива.

В феврале 2007 года комиссией службы ОГПН Ядринского района ГУ МЧС России по Чувашской Республике осуществлена проверка противопожарного состояния Ядринского райархива, по результатам проверки составлен акт (от 27 февраля 2007 года).  Проверка показала, что противопожарное состояние Ядринского райархива соответствует предъявляемым требованиям норм и правил пожарной безопасности.

Ядринский муниципальный архив ежегодно ведет работу по улучшению физического состояния дел.

Температурно-влажностный и световой режимы хранения документов поддерживаются. Принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов. Проводятся влажные систематические уборки помещений хранилищ: еженедельно протираются полы, плинтусы, подоконники;  стеллажи и связки дел, архивные коробки протираются влажной тряпкой; ежемесячно проводятся санитарные дни.

Ведется работа по улучшению физического состояния дел за счет подшивки в новые обложки и ремонта документов.   В целях обеспечения сохранности и улучшения условий хранения документов проводится с 2006 года,  работа по картонированию поступающих документов.  Все документы размещены в коробках в вертикальном положении. На коробках установлены ярлыки с указанием годов и номеров дел, номеров и названий фондов. Архивные фонды в хранилище размещены в порядке валовой нумерации. Установлены также топографические пофондовые и постеллажные указатели с указанием номеров и названий фондов. Для каждого хранилища были разработаны схемы расположения номеров фондов  на стеллажах. Все помещения архива, а также стеллажи, полки пронумерованы. Стеллажи пронумерованы самостоятельно слева направо от  входа, а полки на стеллажах – сверху вниз слева направо.

Одновременно проводится работа по размещению новых фондов. Проводится проверка наличия и состояния  фондов Ядринского муниципального архива. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью, с итоговой записью карточки формы № 6. При этом сверяются порядковые номера, заголовки, даты, количество листов дел с наличием и описанием тех же элементов на обложке дела. Проводится выверка комплекта учетных документов.

Все текущие изменения в составе и объеме фондов отмечаются  вовремя. Все изменения заносятся в паспорт архива, своевременно составляются карточки фондов на новые поступления (в 2-х экз.), вносятся изменения в фондовый каталог.

Ежегодно проводится выверка карточек фондов Ядринского муниципального архива с республиканским фондовым каталогом.

Систематически проводится работа по оформлению внутренних описей наблюдательных дел и дел фондов Ядринского муниципального архива. В описи дел фондов включаются: акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, а также отражающие историю организации и её фонда, методические пособия по обработке фонда. Все документы  в деле фонда подшиваются в хронологической последовательности.

Главный специалист – эксперт

Ядринской районной администрации М.В.Ильина