Организация хранения документов

Речь пойдёт не о том, как правильно нужно хранить документы с точки зрения закона – не о сроках обязательного хранения, требовании к номенклатуре дел и другим бюрократическим аспектам, а о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

Итак, во-первых, следует понимать, что основное правило хранения документов – это обеспечение их сохранности. Соответственно, любой сотрудник архива (будь это старший архивист или же уборщица, системный администратор или кладовщик) отвечает за сохранность фонда. То есть каждый человек, работающий с документами, должен стремиться сделать всё, чтобы они не были повреждены или утеряны — и соответствующим образом строит свою работу.

Обеспечение сохранности документов и разработка правил хранения документов – это многогранные вопросы, касающиеся всех аспектов работы – от материально-технического до кадрового. Важно понимать, что при любой постановке рабочего процесса следует:

• Поддерживать стабильный режим хранения документов.

• Следовать правилам приёмки и учёта документов.

• Выполнять правила хранения документов.

• Принимать меры по предотвращению чрезвычайных ситуаций.

Есть ряд проблем, вызванных как естественным старением документов, так и повреждениями, вызываемыми в результате нарушения температурного и влажностного режима, а также в результате воздействия пыли и прочих внешних факторов.

Правила хранения документов обычно включают в себя нормы для следующих ситуаций:

• Меры по замедлению естественного старения документов.

• Стандартный температурно-влажностный режим.

• Уровень освещения и его характер.

• Меры по предотвращению воздействия пыли и биологических повреждений документов.

• Правила выдачи документов и работы с ними, предотвращающей износ.

• Нормы защиты от вандализма.

• Сценарии поведения в аварийных ситуациях

• Правила размещения документов при хранении.

• Правила копирования документов, находящихся на хранении.

• Нормы безопасности и предотвращения повреждений при экспонировании и транспортировании документов.

Обычный архив учреждения, зачастую, не имеет проработанных правил хранения документов – предполагается, что при сроках хранения до 75 лет не имеет смысла особенно продумывать режим. Однако,  если речь идёт о правилах хранения исторических документов или же бумаг, обладающих особой ценностью, соблюдение строжайших правил хранения документов просто обязательно.