Памятка ведомственным архивам

Памятка разработана для оказания методической помощи специалистам, ответственным за ведение архива в организациях-источниках комплектования  районного архива,  с учётом особенностей имеющихся помещений для хранения документов в организациях, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), Основных правил работы архивов организаций (М., 2002).

В Памятке представлены основные требования по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования.

Введение

Обеспечение сохранности документов в архиве организации  - это комплекс мероприятий по:

• организации и соблюдению определенных требований к помещению архива;

• созданию оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении архива;

• применению специальных средств хранения документов;

• соблюдению мер по охране и защите документов при их транспортировке.

Требования к помещению архива

При отсутствии специального помещения архив организации размещается в приспособленном помещении в административном здании организации, после проведения его экспертизы.

Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания (помещения), долговечность его конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.

Не допускается размещение архива в ветхих деревянных постройках, в сырых основных, подвальных, чердачных помещениях.

Помещение архива должно быть гарантировано от затоплений, иметь запасной выход. В помещении не должно быть труб водоснабжения и канализации.

Противопожарный режим

Противопожарный режим регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

Помещение должно быть безопасным в пожарном отношении. Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров, рубильники располагают вне помещений архива.

В средствах пожаротушения должны применяться нейтральные, безопасные для документов вещества. В помещении архива обязательно наличие порошкового огнетушителя или системы газового пожаротушения.

Охранный режим

Помещение архива должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Наружные двери должны иметь металлическую облицовку, прочные запоры. На доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки.

В рабочее время помещение должно быть закрыто на ключ. Один комплект ключей постоянно должен находиться в службе охраны организации, другой – у лица, ответственного за архив. Доступ в помещение архива должен быть строго ограничен.

Температурно-влажностный режим

В помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим:

• температура 17–19°С;

• относительная влажность воздуха 50–55%

В помещении архива с нерегулируемым климатом (без кондиционера) должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением рационального отопления, механических средств увлажнения и осушения воздуха (проветривание, влажная уборка и др.), для достижения нормативных значений.

Контроль за режимом осуществляется с помощью контрольно-измерительного прибора (психрометр, гигрометр и др.), который размещается вдали от отопительных и вентиляционных систем.

При наличии контрольно-измерительного прибора в помещении архива ведется журнал, где фиксируются показания прибора (прил. № 1) .

Измерения параметров производятся один – два раза в неделю.

Не допустимы резкие колебания температуры и влажности.

Санитарно-гигиенический режим

Помещение архива должно содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

Для соблюдения санитарно-гигиенического режима необходимо:

• регулярно проводить влажную уборку;

• раз в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения документов.

При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы.

В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов, использование пищевых продуктов.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.

Световой режим

Хранение документов осуществляется в темноте. Освещение в помещении архива может быть искусственным или естественным.

Для искусственного освещения должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, защитных фильтров и др.

Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться при любых видах работы с документами.

Оборудование архива

Помещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом, при нормальном санитарно-биологическом состоянии помещения. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм:

• расстояние между стеллажами – 75 см;

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.;

• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см.

Не допускается размещение оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

Документы должны размещаться на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения – в связках.

При большом объёме документов стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составляются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (прил. № 2). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Обеспечение сохранности документов при транспортировке (переезде)

Перемещение и транспортирование документов должны производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные и упаковочные средства для перемещения и перевозки документов должны быть чистыми.

При перемещении документов в пределах здания необходимо предусматривать наиболее рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах в упакованном виде при плотной укладке документов, исключая их смещение и подвижки.

Приложение № 1.

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов

Дата записи	Климатические параметры воздуха				Меры, принятые по нормализации ТВР	Подпись сотруд., сделавшего запись
	Наружный воздух		Воздух в помещении
	температура С	относит. влажность	температура С	относит. влажность
1	2	3	4	5	6	7

Приложение № 2.

Форма карточки постеллажного топографического указателя

_______________________(наименование организации)Карточка постеллажноготопографического указателяСтеллаж № ______________

Шкаф №	Полка №	Фонд №	Опись №	Дела с № по №	Примечание
1	2	3	4	5	6

Список использованной литературы

1. 2002 г.

2. 1987 г.

3. 2007 г.

4. 2003 г.