О смотре-конкурсе среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики

В целях улучшения обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов по личному составу органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики п о с т а н о в л я ю: 1.Провести с 8 февраля 2006 года по 8 июля 2006 года смотр-конкурс среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района. 2.Утвердить прилагаемое Положение о смотре-конкурсе среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района (приложения №1, 2). 3Финансовому отделу Ядринской районной администрации предусмотреть выделение финансовых средств на подведение итогов районного смотра-конкурса. 4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами, Ядринской районной администрации и отдел бухгалтерского учета и отчетности. Глава Ядринского района Е.М.Яранский Приложение №1 к постановлению главы Ядринского района от ____.02.2006 №____ ПОЛОЖЕНИЕ о смотре-конкурсе среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики 1. Общие положения. 1.1.Смотр-конкурс среди ведомственных архивов органов местного са¬моуправления Ядринского района проводится в целях улучшения состояния архивов, совершенствования деятельности специалистов, ответственных за архив, и их стимулирования. 1.2.Цели и задачи смотра-конкурса: оказание помощи архивам ведомственных организаций по выполнению воз¬ложенных на них функций; привлечение внимания руководителей организаций к вопросам улучшения материально-технической базы хранения документов; наведение порядка в хранении и учете документов; создание оптимальных условий хранения документов; обобщение и распространение положительного опыта в практической деятельности архивов организаций; совершенствование профессиональных навыков работников, ответ¬ственных за архив организаций. 1.3.В смотре-конкурсе принимают участие архивы городской и сельских по¬селений Ядринского района, структурные подразделения Ядринской районной администрации. 2.Организация и порядок проведения смотра-конкурса 2.1.Смотр-конкурс проводится с 8 февраля по 8 июля 2006 г. 2.2.Руководство организации самостоятельно принимает меры по проведению конкурса и выполнению его условий, представляет информацию о проделанной работе в оргкомитет. 2.3.Состав организационного комитета утверждается постановлением главы Ядринского района. 2.4.Оргкомитет рассматривает и изучает материалы, представленные участниками смотра-конкурса, оценивает их и составляет справку, в которой отражаются выполнение условий смотра-конкурса, его итоги и конкретные предложения по дальнейшему совершенствованию деятельности архивов организаций. В случае необходимости члены оргкомитета выходят на места для более полного и всестороннего ознакомления с практикой работы архивов организаций. 3.Условия смотра-конкурса Смотр-конкурс выдвигает следующие условия: 3.1 Соответствие помещений архивохранилищ и рабочих кабинетов, ответственных за архив нормативным требованиям, наличие оптимальных условий хранения документов. 3.2. Загруженность хранилищ в процентах (при загруженности более 90 процентов, принимаемые меры по увеличению их вместимости и пред¬ставлению дополнительных площадей). 3.3. Наличие и состояние: сигнализации (охранной, пожарной); запираемых, распашных наружу металлических решеток на доступных извне окнах; дверей, обитых металлом по огнестойкому материалу; металлических стеллажей; отключающих рубильников, скрытой электропроводки, светильников закрытого типа; запасного выхода и плана эвакуации документов; средств пожаротушения. 3.4. Соблюдение светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов: наличие вытяжной вентиляции; наличие приборов для измерения температурно-влажностного режима и журналов его регистрации; периодичность проведения санитарных дней и обеспыливания доку¬ментов; обеспечение светозащищенности архивохранилищ (темные шторы, жалюзи, нанесение покрытий на оконные стекла и т.д.); порядок опечатывания хранилищ и ограничения доступа к ним посто¬ронних лиц. 3.5. Физическое состояние документов, их картонирование и размеще¬ние в хранилище. 3.6. Наличие топографических постеллажных указателей. 3.7.Соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилищ. 3.8.Периодичность проведения проверок наличия и состояния доку¬ментов в архиве. 3.9. Наличие и ведение учетных документов: книги учета поступления и выбытия документов; описей дел; актов приема-передачи документов; сводной номенклатуры дел. 3.10. Наличие вспомогательного оборудования (шкафы, сейфы, каталож¬ные ящики и др.) 3.11. Оснащение архива современной электронной техникой (компью¬теры, принтеры, сканеры, ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и ее использование. 3.12. Отсутствие задолженности в обработке и описании документов организации. 3.13.Соответствие штатной численности работников объему работ ар¬хива. 3.14. Использование документов архива. Исполнение тематических и социально-правовых запросов. 4. Порядок подведения итогов смотра-конкурса 4.1. Итоги смотра-конкурса среди архивов ведомственных организаций подводит оргкомитет смотра-конкурса до 8 июля 2006 года. Победителями признаются архивы тех организаций, которые добились лучших показателей в выполнении условий смотра-конкурса. 4.2. Оргкомитет принимает решение по результатам рассмотрения при¬сланных материалов и выносит предложение по распределению призовых мест. Определяется три призовых места. 4.3. На основании решения оргкомитета издается постановление главы Ядринского района по итогам конкурса. 4.4. Архивы организаций победителей награждаются дипломами и ценными подарками. Приложение №2 к постановлению главы Ядринского района от ____.02.2006 №____ Состав организационного комитета по проведению смотра-конкурса среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики Бажайкин С.В. – управляющий делами Ядринской районной администрации, председатель; Иванов В.К. – начальник отдела организационной работы управления делами, организационно-контрольной и кадровой работы. Ильина М.В. – главный специалист по делам архивов управления делами, организационно-контрольной и кадровой работы. Пушкина В.Н. – зав. правовым сектором – юрист управления делами, организационно-контрольной и кадровой работы. Чиркова Т.А. - главный специалист по делопроизводству и контролю управления делами, организационно-контрольной и кадровой работы.