О Правилах делопроизводства в Ядринской районной администрации Чувашской Республики

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 года №164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики»: 1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в Ядринской районной администрации Чувашской Республики. 2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Щепетова Ю.А. – заведующего сектором организационно-контрольной и кадровой работы Ядринской районной администрации. Глава Ядринской районной администрации С.Н.Бандурин Приложение к постановлению Ядринской районной администрации Чувашской Республики от __18_.03.2011 г. №_147_ Правила делопроизводства в Ядринской районной администрации Чувашской Республики I. Общие положения 1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства Ядринской районной администрации Чувашской Республики (далее - администрация). 1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. 1.3. Администрация на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую главой Ядринской районной администрации Чувашской Республики. II. Основные понятия В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти; документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации; служба делопроизводства - структурное подразделение администрации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации. III. Создание документов 3.1. Документы, создаваемые в администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов, и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 3.2. Бланки администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. 3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. 3.4. Образцы бланков утверждаются главой Ядринской районной администрации. 3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации, являются: а) Государственный герб Чувашской Республики; б) наименование администрации; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные об администрации; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. 3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. 3.7. Согласование документа в администрации оформляется визой уполномоченного должностного лица администрации. Согласование документа, созданного в администрации, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании. IV. Требования к организации документооборота 4.1. В документообороте администрации выделяются следующие документопотоки: а) поступающая документация (входящая); б) отправляемая документация (исходящая); в) внутренняя документация. 4.2. В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи. 4.3. Документы, поступающие в администрацию, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. 4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. 4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления (за исключением письменных обращений граждан Российской Федерации, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в администрацию), создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. 4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации. 4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение главе Ядринской районной администрации Чувашской Республики или по решению главы Ядринской районной администрации Чувашской Республики иным должностным лицам администрации. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям. 4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение администрации, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа. 4.9. Документы после их подписания главой Ядринской районной администрации Чувашской Республики передаются для регистрации. 4.10. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. 4.12. Передача документов между структурными подразделениями администрации осуществляется через службу делопроизводства. 4.13. В администрации службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе районной администрации в установленном им порядке. 4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота администрации могут использоваться дополнительные сведения о документах. V. Документальный фонд 5.1. Администрация: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов; б) разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. 5.2. Формирование документального фонда администрации осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив администрации. 5.3. Номенклатура дел администрации: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений; б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией администрации главой Ядринской районной администрации Чувашской Республики не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в 5 лет согласовывается с архивной службой Ядринской районной администрации Чувашской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности администрации документы Архивного фонда Чувашской Республики (далее – районный архив); г) в случае изменения функций и структуры администрации подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией районного архива. 5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации являются наименования структурных подразделений администрации. 5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. 5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив администрации или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. 5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый главой Ядринской районной администрации Чувашской Республики, и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы Ядринской районной администрации Чувашской Республики или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. 5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы Ядринской районной администрации Чувашской Республики с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника. 5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив администрации не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. 5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. 5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации определяется уполномоченным органом в области архивного дела. VI. Особенности работы с электронными документами 6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации. 6.2. Для подписания электронных документов администрации используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. 6.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. 6.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. 6.5. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. 6.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе Ядринской районной администрации Чувашской Республики, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. 6.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации. 6.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. 6.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. 6.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 6.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой Ядринской районной администрации Чувашской Республики, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Приложение к Правилам делопроизводства в Ядринской районной администрации Чувашской Республики Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Ядринской районной администрации Чувашской Республики 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование текста 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности