В соответствии с поручением Главы Чувашской Республики от 23 декабря 2022 г. № 02/01-23149, с Планом работы Министерства культуры, по делам национальностей и ар­хивного дела Чувашской Республики, планом работы на 2023 г. Ядринского муниципаль­ного ар­хива Чувашской Республики и в целях повышения квалификации специалистов муни­ципального архива, организаций-источников комплектования Ядринского муниципального архива в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Россий­ской Федерации 15 июня 2023 г. на базе Дет­ской школы-искусств состоялся семинар-практикум с участием представителей Минкультуры Чувашии, сотрудников БУ «Государственный исторический архив Чу­вашской Республики» Минкультуры Чувашии. Обучающее мероприятие организовано для ответственных за делопроизводство и архив учреждений, организаций и предприятий Ядринского муниципального округа.

   Рассмотрели три вопроса: 1. О нормативной правовой базе в сфере делопроизводства и архивного дела. О состоянии архивного дела в Ядринском муниципальном округе Чувашской Республики. 2. Составление номенклатуры дел и формирование дел в текущем делопроизводстве. Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию. 3. Проведение экспертизы ценности документов в организации. Упорядочение документов и составление описей.

   В начале мероприятия заведующая Ядринским муниципальным архивом представила членов рабочей группы, прибывшей из столицы. Затем зам.начальника отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации Ядринского муниципального округа Чувашской республики Васильева О.Г. от имени главы Ядринского муниципалитета поприветствовала всех присутствующих, настроила на плодотворную работу, рассказала о работе архивной службы муниципального округа.

  По первому вопросу Малеева Татьяна Николаевна – заведующий сектором архивов Минкультуры Чувашии ознакомила с нормативно правовой базой в сфере делопроизводства и архивного дела, а также с деятельностью источников комплектования Ядринского муниципального архива Чувашской Республики по итогам паспортизации по состоянию на 01.12.2022.

 По второму вопросу Романовская Людмила Ивановна – начальник отдела комплектования и документационного обеспечения организаций Государственного исторического архива Чувашской Республики осветила вопросы, возникающие при составлении номенклатуры дел. Выделила, что основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются со­ставление номенклатур дел и формирование дел в текущем делопроизводстве. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, ор­ганов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвер­жденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и ведомственные перечни. Напомнила, в своем выступлении, о правилах оформления номенклатуры дел на год, рассказала какими могут быть номенклатур дел по виду (примерная, типовая, конкретная), о порядке составления конкретной номенклатуры дел, о схеме ее построения - структурный и производственно - отраслевой принцип построе­ния, о схеме систематизации документов в ней - индексация или условное обозначение дел. напомнила порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию, научно-техническую документацию, кинофотофо­нодокументы. Обучила организации-источники комплектования муниципального архива основным приемам ежегодного составления Паспорта архива организации на 1 декабря текущего года, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту). Паспорт архи­ва заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта архива направляется в му­ниципальный архив, второй экземпляр паспорта архива хранится в деле фонда организации до ее ликвидации (реорганизации). Организации включают в паспорт архива учетные сведе­ния по документам постоянного хранения (управленческая документация, научнотехниче­ская документация, кинофотофонодокументы) и по личному составу, находящимся на хране­нии в архиве организации, образованным в деятельности: - организации, представляющей паспорт; - организаций-предшественников, ликвидированных (если организация стала право­преемником), а также ликвидированных подведомственных организаций и др. К паспорту ар­хива составляется пояснительная записка Составление паспорта архива организации, храня­щей управленческую документацию.
  По третьему вопросу Арланова Надежда Владимировна – главный архивист отдела комплектования и документационного обеспечения организаций Государственного исторического архива Чувашской Республики разъяснила, что экспертиза ценности документов- это трудоемкий вид работы, в процессе которого изучаются документы на основании крите­риев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоян­ное хранение. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, со­держания, внешних особенностей документов. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по ар­хивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых, примерных и разработанных в организации номенклатур дел; нормативно-методических документов в области архивного дела. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научнотехническую, аудиовизуальную, машиночитае­мую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создает­ся экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация её работы определя­ются положением, которое утверждается руководителем организации. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения учреждения (предприятия, организации и др.) или непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством муниципаль­ного архива. Затем упорядочение документов включает в себя следующие виды работ: экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, их описание, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ. Поэтапно остановилась на каждом виде работ. Она акцентировала внимание слушателей на важ­ности упорядочивания документов. Напомнила, в своем выступлении, как правильно проводить экспертизу ценно­сти всех документов, отложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий, организовать работу по отбору документов для дальнейшего хранения, по включению в акт о выделении к уничтоже­нию, по составлению описей дел по срокам хране­ния.

  По окончании семинара состоялось подведение итогов встречи, конструктивный обмен мнениями и информациями участников мероприятия по заявленным в повестке вопросам.

   Подводя итоги семинара  Ильина М.В. еще раз акцентировала внимание собравшихся на необходимости поддержания плодотворного сотрудничества в деле сохранения культурного, документального наследия Ядринского муниципального округа.

Cтарший инспектор по архивному делу

администрации Ядринского муниципального округа

Чувашской Республики Е.З.Охтерова